Welche Abläufe Sie unbedingt standardisieren müssen!

Sie wollen Ihre Kunden schnell und kompetent bedienen? Doch lückenhafte Informationen, schlechte Koordination der Arbeitsschritte und Zuständigkeitsprobleme der Mitarbeiter verhindern dies? Die Anzahl der Kundenreklamationen steigt und verursacht zusätzlichen Arbeitsaufwand und Zeitdruck?

Sie haben von Anfang an auf das Prinzip „Learning by Doing“ gesetzt und Abläufe nur gedanklich skizziert? Außerdem waren Sie der Meinung, dass Ihre Mitarbeiter das untereinander regeln werden? Doch es kommt immer wieder zu Konfliktsituationen?

Wie bringen Sie Struktur in Ihren Betrieb?

Skizzieren Sie einen typischen Geschäftsfall, der beispielsweise folgende Bereiche beinhaltet:

  • Auftragsgewinnung (Vertrieb, Marketing)
  • Auftragseingang
  • Arbeitsvorbereitung
  • Einkauf, Lager
  • Montage
  • Rechnungswesen (Fakturierung, Buchhaltung, Mahnwesen)

Versuchen Sie im zweiten Schritt eine klare Abgrenzung der Abläufe zu treffen, indem Sie die erste und letzte Ablauftätigkeit festlegen. Danach überlegen Sie sich, was Sie mit diesem Ablauf erreichen wollen und welche Erwartung der Kunde und die Mitarbeiter in Bezug auf diesen Ablauf haben?

Im nächsten Schritt, definieren Sie die Inputs und Outputs. Also welche Informationen, Dokumente usw. gehen in den Ablauf ein und welche kommen verarbeitet heraus? Welche Schnittstellen zu anderen Abläufen gibt es?

Danach klären Sie, welche Ressourcen für einen reibungslosen Ablauf notwendig sind. Das sind Hilfsmittel, Maschinen, Geräte, Qualifikationen usw. 

Zum Schluss legen Sie die Ziele zur Steuerung und Kontrolle der Abläufe fest. Beispielsweise kann beim Ablauf „Auftragsabwicklung“ die Anzahl der eingehenden Aufträge oder der Auftragswert gemessen und mit dem Zielwert verglichen werden.

Vorteile

  • Sie erhöhen die Produktivität im Betrieb.
  • Sie bedienen die Kunden schneller und sorgen für mehr Kundenzufriedenheit.
  • Sie steigern die Qualität der Ergebnisse und haben weniger Reklamationen.
  • Sie senken die Kosten für Nacharbeiten.
  • Sie haben zufriedene Mitarbeiter, die Ihre Aufgaben und Verantwortungen kennen.

Wenn Sie Ihren Betrieb effizienter strukturieren wollen, dann fragen Sie jetzt bei mir an: office@betriebsoptimierer.at